Stock Opname: Pengertian, Tujuan dan Manfaat

Alvelab.com - Bagi pemilik bisnis retail, kesalahan dalam mencatat transaksi atau pergerakan barang sering kali terjadi, mengakibatkan ketidakakuratan stok. Misalnya, barang yang seharusnya dicatat masuk ke gudang tidak tercatat, atau sebaliknya.

Stock Opname Solusi untuk Mengidentifikasi Masalah dalam Bisnis Retail

Stock opname merupakan solusi efektif untuk mengidentifikasi berbagai masalah dalam bisnis retail dan memastikan bahwa stok yang tercatat dalam sistem sesuai dengan stok yang sebenarnya. Dengan melakukan stock opname secara berkala, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, pencurian, atau ketidakakuratan stok yang berdampak pada operasi bisnis dan keuntungan.

Untuk memahami lebih lanjut tentang manfaat dari aktivitas ini, simak ulasan berikut.

Definisi Stock Opname

Stock opname adalah kegiatan menghitung stok barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual. Aktivitas ini harus dilakukan dengan teliti untuk menghindari kesalahan pencatatan dan penghitungan akibat adanya barang yang terlewat.

Meskipun memerlukan waktu dan tenaga, terutama jika dilakukan secara manual, kemajuan teknologi telah mempermudah proses ini. Kini, banyak pengusaha retail menggunakan barcode dan aplikasi stok barang untuk mengelola persediaan, sehingga mengurangi kesalahan dan mempercepat proses stock opname.

Pentingnya Melakukan Stock Opname

Stock opname penting dilakukan untuk memastikan kesesuaian jumlah stok dalam software gudang yang digunakan untuk pembukuan dengan stok fisik di gudang. Jika terdapat perbedaan dan ditemukan kelebihan stok, biasanya dilakukan pemeriksaan ulang. Hal ini bisa disebabkan oleh kesalahan dalam metode pencatatan persediaan atau transaksi yang terlewatkan dalam sistem.

Jika ditemukan kekurangan barang dalam stok gudang, langkah yang umumnya diambil adalah menyusun jurnal penyesuaian. Beberapa perusahaan mungkin memiliki kebijakan yang menetapkan tanggung jawab atas kekurangan tersebut pada pihak yang bertanggung jawab atas stock opname.

Tujuan Stock Opname

Stock opname dilakukan dengan berbagai tujuan, antara lain:

• Memastikan pencatatan dalam pembukuan perusahaan akurat, berfungsi sebagai Sistem Pengendalian Internal (SPI).
• Meminimalkan selisih antara data pada pembukuan dan stok barang sebenarnya di gudang.
• Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang, dan kas perusahaan.

Tidak semua perusahaan melakukan aktivitas ini hanya untuk mengecek stok barang di gudang. Perusahaan manufaktur, misalnya, melakukannya untuk memeriksa persediaan bahan baku produksi, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Siapa yang Melakukan Stock Opname?

Biasanya, petugas audit yang tidak termasuk dalam tim pencatat persediaan melaksanakan kegiatan ini untuk memastikan keakuratan data yang dihasilkan.

Periode Pelaksanaan Stock Opname

Stock opname biasanya dilakukan pada akhir tahun, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan. Penentuan periode pelaksanaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan, dan kemampuan perusahaan.

Beberapa perusahaan melaksanakan stock opname secara rutin pada awal bulan untuk menghindari risiko selisih persediaan. Jika terdapat selisih, penyebabnya dapat segera diidentifikasi.

Manfaat Stock Opname

Manfaat melakukan stock opname antara lain:

• Menghindari penyimpangan atau penyalahgunaan barang yang mengakibatkan stok lebih atau kurang.
• Mengidentifikasi dengan cepat hilangnya stok barang, sehingga solusi dapat segera ditemukan.
• Menjadi bahan evaluasi dan tolak ukur perkembangan usaha dari tahun ke tahun.
• Memudahkan monitoring dan pengelolaan arus barang masuk dan keluar dengan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Memastikan kondisi barang persediaan dalam gudang selalu layak jual dan mencegah kekosongan.

Langkah-langkah Pelaksanaan Stock Opname

Berikut ini adalah tahapan yang harus dilakukan untuk memastikan proses inventory checking atau stock opname berjalan dengan baik:

• Tahap Awal: Dilakukan satu minggu sebelum pelaksanaan, termasuk komunikasi dengan tim gudang, memberikan label pada barang yang sudah dihitung, dan memastikan seluruh stok memiliki kode atau barcode.
• Tahap Persiapan: Dilakukan satu hari sebelum pelaksanaan, termasuk briefing untuk semua pihak yang terlibat, melengkapi input data mutasi barang, dan memastikan tidak ada proses input mutasi barang di atas jam tutup H-1.
• Tahap Pelaksanaan: Memastikan semua transaksi sudah diinput, mencetak hasil input, melakukan proses rekam stok, mengidentifikasi kesalahan hitung atau selisih, dan memberikan hasil rekam stok kepada pihak accounting untuk penyesuaian persediaan.

Kesimpulan

Stock opname adalah langkah penting yang harus dilakukan oleh pelaku usaha untuk memastikan akurasi dan konsistensi data persediaan, serta agar usaha memiliki catatan dan laporan keuangan yang rapi, terperinci, dan valid. Proses ini berpengaruh besar pada pengembangan usaha di masa depan. Jangan abaikan pentingnya stock opname untuk kelancaran operasional bisnis retail Anda.