General affair: Fahami Definisi, Fungsi dan Tugasnya

Alvelab.com - General affair adalah sebuah divisi yang penting dalam perusahaan. Tanpa kehadiran divisi ini, operasional perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar.

Seorang staf general affair sering diibaratkan seperti seorang ibu yang merawat anak-anaknya, di mana anak-anak tersebut adalah divisi-divisi dalam perusahaan. Meskipun tampaknya sepele, peran general affair sangat berpengaruh.

Kelancaran perusahaan sebagian besar terjadi berkat kehandalan staf general affair dalam menjalankan tugas mereka.

Baca artikel ini untuk memahami lebih lanjut tentang apa itu general affair, fungsinya, serta tugas dan tanggung jawabnya dalam perusahaan.

Definisi dan Peran General Affair

General affair merupakan jabatan atau divisi yang berada di bawah naungan kepala operasional atau kepala divisi umum. Meskipun sering digabungkan dengan divisi HRD atau staf purchasing, general affair memiliki peran yang berbeda.

Jika divisi purchasing berfokus pada pengadaan kebutuhan perusahaan, general affair bertanggung jawab atas perawatan dan pemeliharaan barang serta fasilitas perusahaan. HRD mengelola sumber daya manusia, sementara general affair mengelola divisi, supplier, dan jasa yang digunakan perusahaan.

Secara umum, divisi ini menangani pekerjaan administratif dan stafnya ahli dalam keselamatan dan kesehatan kerja. Peran ini penting untuk memastikan kegiatan perusahaan berjalan lancar dengan komunikasi yang baik antar staf.

Fungsi General Affair dalam Perusahaan

Meskipun terlihat kurang diminati, divisi ini memiliki fungsi yang sangat berpengaruh dalam kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah fungsi-fungsi utama general affair:

1. Pemeliharaan dan Perawatan General affair bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perawatan semua fasilitas dan aset perusahaan, termasuk melakukan penilaian kondisi setiap fasilitas untuk mengetahui apakah perlu pembaruan.
2. Memastikan Kegiatan Perusahaan Berjalan Lancar General affair memastikan setiap divisi menjalankan SOP dan kebijakan terkait penggunaan fasilitas perusahaan untuk mengontrol risiko kerusakan.
3. Hubungan dengan Pihak Luar Divisi ini menjaga hubungan baik dengan pihak luar seperti supplier, vendor, dan lingkungan sekitar perusahaan. General affair juga berwenang mengadakan tender untuk pengadaan fasilitas perusahaan.
4. Perizinan General affair mengurus segala jenis perizinan terkait kegiatan perusahaan, termasuk hubungan dengan pemerintah daerah, organisasi masyarakat, dan pihak berwenang lainnya.
5. Kesiapan Laporan Berkala General affair menyiapkan laporan berkala terkait anggaran dan inventarisasi aset perusahaan.

Tugas General Affair dalam Perusahaan

General affair memiliki berbagai tugas penting, antara lain:

1. Pengadaan Barang atau Fasilitas Perusahaan General affair mengelola seluruh proses pengadaan barang, mulai dari pengajuan hingga laporan pertanggungjawaban.
2. Inventaris Fasilitas dan Aset Perusahaan General affair mendata inventaris fasilitas dan aset perusahaan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakannya.
3. Perawatan dan Pemeliharaan Fasilitas dan Aset Perusahaan General affair melakukan inspeksi rutin untuk mengecek kelayakan penggunaan fasilitas perusahaan.
4. Membuat Laporan Anggaran dan LPJ General affair membuat laporan anggaran berkala terkait inventaris barang dan laporan pertanggungjawaban pembelian.
5. Mengurus Segala Jenis Perizinan General affair mengurus perizinan yang dibutuhkan perusahaan, termasuk legalitas proyek dan pembangunan.
6. Membuat SOP General affair menyusun SOP terkait perawatan, pemeliharaan, dan penggunaan fasilitas kantor.
7. Berkomunikasi dengan Pihak Luar General affair menjaga hubungan baik dengan supplier, vendor, pemerintah daerah, dan pihak lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
8. Survey Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai General affair mengadakan survei kepuasan dan kesejahteraan pegawai untuk memastikan fasilitas yang diberikan memadai.

Tanggung Jawab General Affair

Berikut adalah tanggung jawab utama general affair:

1. Memastikan Kondisi Kerja yang Kondusif General affair memastikan kondisi kerja yang aman dan terkendali, termasuk pemeliharaan fasilitas perusahaan.
2. Mengurus Legalitas Perusahaan General affair memastikan semua perizinan dan legalitas perusahaan terdaftar secara resmi untuk menghindari risiko hukum.
3. Bertanggung Jawab dalam Proses Pengadaan Barang General affair bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan barang, dari pengajuan hingga laporan anggaran.
4. Menjaga Hubungan Baik dengan Pihak Luar General affair memastikan hubungan dengan pihak luar berjalan baik, termasuk supplier dan pemerintah daerah.

Dengan pemahaman mendalam tentang peran dan fungsi general affair, perusahaan dapat memastikan kelancaran operasional dan keberhasilan jangka panjang.