12 Tugas Utama Profesi Purchasing dalam Perusahaan

Alvelab.com - Labers, profesi di bidang purchasing memiliki peranan yang sangat krusial dalam sebuah perusahaan. Tanpa adanya peran purchasing, operasional perusahaan bisa mengalami kendala karena kekurangan barang atau bahan yang dibutuhkan. Berikut ini adalah 12 tugas utama yang harus dilakukan oleh seorang ahli purchasing.

1. Mencari dan Memilih Supplier

Sebagai seorang purchasing, kamu harus rajin melakukan riset dan mencari supplier yang dapat menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini mencakup penelusuran melalui berbagai sumber seperti internet, direktori bisnis, atau rekomendasi dari jaringan profesional. Setelah menemukan beberapa kandidat supplier, kamu perlu melakukan evaluasi mendalam untuk menilai kualitas, harga, dan keandalan mereka. Proses seleksi ini penting untuk memastikan perusahaan bekerja sama dengan supplier yang dapat memenuhi standar kualitas dan memiliki catatan pelayanan yang baik.

2. Negosiasi Harga dan Kontrak

Negosiasi merupakan salah satu keterampilan inti yang harus dimiliki oleh seorang purchasing. Proses negosiasi tidak hanya bertujuan untuk mendapatkan harga terbaik, tetapi juga untuk memastikan syarat-syarat kontrak yang menguntungkan perusahaan. Negosiasi yang efektif dapat menghemat banyak biaya dan membantu perusahaan mengalokasikan anggaran secara lebih efisien. Dalam negosiasi, kamu perlu mempertimbangkan berbagai aspek seperti volume pembelian, kondisi pembayaran, dan jaminan kualitas.

3. Membuat Purchase Order (PO)

Setelah memilih supplier dan mencapai kesepakatan, langkah berikutnya adalah membuat dan mengirimkan purchase order (PO). PO adalah dokumen resmi yang menyatakan rincian pemesanan, termasuk jenis, jumlah, harga barang, dan jadwal pengiriman. PO juga berfungsi sebagai bukti legal dari transaksi antara perusahaan dan supplier. Oleh karena itu, penting untuk memastikan semua detail dalam PO akurat dan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

4. Memantau Pengiriman Barang

Kamu harus memastikan bahwa barang yang dipesan dikirim sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Memantau pengiriman barang penting untuk menghindari keterlambatan yang dapat mengganggu produksi atau operasional perusahaan. Proses ini mencakup koordinasi dengan supplier, pengecekan status pengiriman, dan penyelesaian masalah yang mungkin timbul selama proses pengiriman. Penggunaan sistem manajemen pengiriman atau perangkat lunak pelacakan dapat sangat membantu dalam memantau pengiriman secara real-time.

5. Mengecek Kualitas Barang

Setelah barang sampai di lokasi perusahaan, kamu perlu melakukan pengecekan kualitas untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati. Proses ini melibatkan pemeriksaan fisik, pengujian kualitas, dan verifikasi terhadap dokumen pengiriman. Jika ditemukan barang yang rusak atau tidak sesuai, kamu harus segera mengurus retur atau klaim kepada supplier. Kualitas barang yang diterima sangat penting untuk menjaga standar produksi dan kepuasan pelanggan.

6. Mengelola Inventaris

Mengelola inventaris atau stok barang adalah bagian penting dari tugas seorang purchasing. Kamu harus memastikan stok selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi, tetapi tidak berlebihan sehingga menyebabkan penumpukan barang yang tidak perlu. Manajemen inventaris yang efektif melibatkan pemantauan tingkat stok secara berkala, perencanaan kebutuhan bahan baku, dan pengaturan penyimpanan yang efisien. Penggunaan sistem manajemen inventaris dapat membantu dalam menjaga keseimbangan stok.

7. Mengurus Administrasi Pembelian

Administrasi pembelian mencakup pencatatan transaksi, pengarsipan dokumen, dan pengelolaan data supplier. Semua data dan dokumen harus disusun dengan rapi dan mudah diakses ketika dibutuhkan. Administrasi yang baik tidak hanya membantu dalam menjaga catatan yang akurat, tetapi juga mempermudah proses audit dan pelaporan. Sistem pengelolaan dokumen digital dapat sangat membantu dalam mengatur dan mengakses informasi dengan cepat.

8. Analisis Pasar dan Harga

Sebagai purchasing, kamu juga perlu terus memantau perkembangan pasar dan harga bahan baku. Dengan pemahaman yang baik tentang tren pasar dan harga, kamu bisa membuat keputusan pembelian yang lebih strategis dan mengantisipasi perubahan harga yang dapat mempengaruhi biaya produksi. Analisis pasar melibatkan pengumpulan data dari berbagai sumber, seperti laporan industri, berita ekonomi, dan informasi dari jaringan profesional. Informasi ini kemudian digunakan untuk merencanakan pembelian dan negosiasi harga yang lebih efektif.

9. Berkomunikasi dengan Departemen Lain

Tugas seorang purchasing tidak hanya berhubungan dengan supplier, tetapi juga harus berkomunikasi dengan berbagai departemen lain di dalam perusahaan. Misalnya, kamu perlu berkoordinasi dengan bagian produksi untuk memastikan kebutuhan bahan selalu terpenuhi, atau dengan bagian keuangan untuk mengatur pembayaran kepada supplier. Komunikasi yang efektif antara departemen membantu dalam menghindari kesalahpahaman dan memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

10. Mengelola Hubungan dengan Supplier

Membangun dan menjaga hubungan baik dengan supplier sangat penting. Hubungan yang baik dapat membantu dalam negosiasi, mendapatkan prioritas pengiriman, dan bahkan mendapatkan informasi awal tentang produk baru. Hubungan yang solid dengan supplier juga memudahkan penyelesaian masalah yang mungkin timbul, seperti pengiriman yang tertunda atau barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi. Oleh karena itu, komunikasi yang terbuka dan transparan dengan supplier harus selalu dijaga.

11. Manajemen Risiko

Sebagai purchasing, kamu harus mampu mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan proses pembelian. Risiko ini bisa berupa fluktuasi harga, masalah kualitas, atau gangguan dalam rantai pasokan. Dengan manajemen risiko yang baik, kamu bisa mengantisipasi dan mengurangi dampak negatif dari risiko tersebut. Misalnya, kamu bisa membuat kontrak jangka panjang dengan harga tetap untuk mengurangi risiko fluktuasi harga, atau memilih supplier alternatif sebagai cadangan jika terjadi masalah dengan supplier utama.

12. Pengetahuan Hukum dan Regulasi

Pemahaman yang baik tentang hukum dan regulasi yang terkait dengan purchasing sangat penting. Ini mencakup pengetahuan tentang kontrak, hak kekayaan intelektual, regulasi perdagangan internasional, dan standar kualitas. Dengan memahami aspek hukum, kamu bisa memastikan bahwa semua transaksi dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan menghindari masalah hukum di kemudian hari. Pengetahuan ini juga membantu dalam menyusun kontrak yang adil dan melindungi kepentingan perusahaan.

Kesimpulan

Labers, profesi purchasing memiliki peranan yang sangat vital dalam perusahaan. Dari mulai mencari supplier, melakukan negosiasi, hingga mengelola inventaris, semua tugas tersebut bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki barang atau bahan yang dibutuhkan dengan harga dan kualitas terbaik. Dengan menguasai berbagai keterampilan dan tanggung jawab ini, kamu bisa menjadi ahli purchasing yang andal dan berkontribusi besar bagi kesuksesan perusahaan. Jadi, terus asah keterampilanmu, jaga hubungan baik dengan supplier, dan selalu siap untuk belajar hal baru! Semoga sukses dalam karirmu di bidang purchasing!