Optimalkan Kerja: Konsep POAC untuk Sukses Bisnis!

 

Alvelab.com - Ada banyak konsep manajemen yang diterapkan untuk mengelola perusahaan agar dapat mencapai tujuannya, dan salah satu di antaranya adalah konsep POAC.

Hal ini tidak terkecuali bagi perusahaan yang beroperasi di sektor distribusi dan pemasaran, termasuk distributor, agen, wholesaler, retailer, dan principalnya, yang juga mengadopsi konsep manajemen untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Dalam konteks distribusi pemasaran, konsep POAC digunakan sebagai kerangka kerja untuk mengelola berbagai aktivitas perusahaan, mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.

POAC, yang merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling, dapat diartikan secara sederhana sebagai serangkaian proses manajemen yang melibatkan perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

Planning

Perencanaan atau planning dalam kerangka POAC merupakan rangkaian langkah sistematis yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi atau untuk mengatasi masalah tertentu.

Proses perencanaan melibatkan penetapan tujuan dan penentuan metode untuk mencapai tujuan tersebut, atau mengidentifikasi suatu permasalahan dan merumuskan solusi untuk menyelesaikannya.

Perencanaan berfungsi sebagai elemen utama dalam manajemen, mencakup semua aspek yang harus diatasi oleh seorang manajer.

Dalam fase perencanaan, seorang manajer menetapkan tujuan yang ingin dicapai atau permasalahan yang perlu diatasi, dan merinci strategi untuk mencapainya.

Dalam penanganan masalah, penetapan tujuan (objective dan goal) tetap ditekankan, menentukan bagaimana permasalahan tersebut akan dipecahkan.

Penting untuk merumuskan tujuan dengan mematuhi prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

• Specific: Tujuan harus ditetapkan dengan spesifik dan jelas, menggunakan 5W (+H) untuk memastikan kejelasan - Apa yang akan dicapai, Mengapa hal tersebut perlu dicapai, Siapa yang terlibat, Dimana atau kapan akan dilakukan, dan Sumber daya atau batasan yang terlibat.
• Measurable: Setiap tujuan harus dapat diukur dengan jelas, memungkinkan pemantauan progres dan kemajuan yang terlihat, membantu menjaga fokus dan memastikan pencapaian sesuai dengan tenggat waktu.
• Achievable/Attainable: Meskipun tujuan boleh menantang, tetapi harus dapat dicapai dengan sumber daya yang ada. Membuat tujuan yang terlalu sulit atau tidak mungkin akan sia-sia tanpa mempertimbangkan sumber daya yang tersedia.
• Relevant/Realistic/Reasonable: Tujuan harus masuk akal, relevan dengan tujuan utama atau goal yang lebih besar, dan memiliki alasan yang kuat untuk mencapainya. Tujuan harus sesuai dengan konteks dan lingkungan saat ini.
• Time-bound/Timely/Time-Based: Proses pencapaian tujuan harus memiliki batasan waktu yang jelas. Penetapan waktu dan tahapan pencapaian membantu dalam perencanaan yang efektif dan mencapai tujuan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Keputusan yang diambil biasanya merupakan komponen penting dari proses perencanaan, karena setiap opsi dipilih berdasarkan tahapan penyelesaian dari setiap rencana yang telah dibuat.

Tahapan Planning

Identifikasi dan Analisa

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah menganalisis kondisi dalam organisasi atau perusahaan tersebut untuk memahami keadaannya.

Berlanjut dengan mengidentifikasi permasalahan, baik yang telah terjadi maupun yang mungkin akan muncul di masa depan.

Proses analisis dan identifikasi dapat melibatkan penggunaan metode seperti SWOT, TOWS, atau alat manajemen lainnya.

Proses Penetapan Prioritas

Ketika melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, berbagai aspek terkait permasalahan, tujuan, atau solusi akan muncul.

Agar tidak terjebak dalam pemikiran bahwa semuanya penting dan mendesak, diperlukan penetapan skala prioritas untuk menentukan urutan pekerjaan.

Dengan penetapan skala prioritas, kita dapat memahami urutan tindakan, menentukan yang harus dilakukan terlebih dahulu, yang kemudian, serta hal-hal yang dapat ditunda.

Penetapan Tujuan dan Sasaran

Langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai terkait permasalahan tersebut, termasuk menentukan objektif dan tujuan yang spesifik.

Identifikasi Faktor Pendukung dan Penghambat

Setelah menetapkan objektif dan tujuan, perlu mengidentifikasi faktor-faktor yang mendukung pencapaian tujuan tersebut.

Sebaliknya, juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi penghambat dalam mencapai tujuan tersebut.

Identifikasi faktor pendukung dan penghambat dilakukan secara internal dan eksternal untuk memahami seberapa sulit atau mudah mencapai tujuan tersebut.

Pembuatan dan Pengembangan Rencana

Dengan gambaran yang jelas tentang situasi, permasalahan, batas-batasnya, serta tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana yang terstruktur untuk mencapai objektif dan tujuan tersebut.

Penentuan Anggaran Biaya yang Diperlukan

Sebuah perencanaan, dalam tahap pelaksanaannya, memerlukan sejumlah sumber daya, termasuk biaya untuk mendukung eksekusi rencana tersebut.

Oleh karena itu, dalam proses perencanaan, kita harus menentukan dengan jelas berapa anggaran biaya yang dibutuhkan serta kapan sumber daya tersebut harus tersedia.

Organizing

Pengorganisasian, atau organizing, dalam kerangka POAC adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengatur, mengelompokkan, dan mendistribusikan tugas yang telah direncanakan kepada seluruh anggota tim.

Proses pengorganisasian dalam POAC mencakup:

• Identifikasi anggota tim yang sesuai dengan kebutuhan atau memiliki keterampilan yang sesuai dengan pekerjaan yang telah direncanakan.
• Mengelompokkan anggota tim berdasarkan kriteria tertentu dan memilih seorang pemimpin untuk membimbing dan memimpin mereka.
• Jika jumlah anggota tim besar, struktur organisasi dapat dibentuk untuk menentukan tanggung jawab dan hierarki.
• Mendistribusikan pekerjaan kepada semua anggota tim; dalam beberapa kasus, satu pekerjaan dapat dikerjakan oleh beberapa anggota tim atau seorang anggota bisa menangani beberapa tugas.
• Menyusun panduan, deskripsi pekerjaan, atau instruksi kerja untuk memandu proses kerja.
• Setiap anggota tim memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas, serta batasan waktu dan kriteria penilaian yang spesifik.
• Struktur organisasi memastikan kejelasan hierarki, tanggung jawab, dan otoritas di antara anggota tim.

Dengan pengorganisasian yang baik, diharapkan seluruh anggota tim dapat bekerja efektif sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

Actuating

Melaksanakan atau Actuating, yang dapat diartikan sebagai menggerakkan atau menjalankan, adalah kegiatan untuk mengubah rencana menjadi tindakan nyata.

Proses Actuating melibatkan implementasi rencana ke dalam serangkaian tindakan atau aktivitas yang dilakukan oleh semua anggota tim sesuai dengan deskripsi pekerjaan masing-masing.

Jika perencanaan adalah bagian dari visi, maka pelaksanaan (Actuating) adalah bagian dari misi. Oleh karena itu, semua tindakan yang dilakukan akan mengacu pada rencana yang telah dibuat dan bergerak menuju tujuan (objective) dan sasaran (goal) yang telah ditetapkan.

Dalam proses ini, setiap anggota tim akan menggunakan keterampilan dan kompetensi yang dimilikinya untuk memastikan bahwa tugas dan tanggung jawab yang diberikan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Controling

Controlling atau pengendalian dan pengawasan dalam POAC adalah kegiatan yang digunakan untuk memastikan bahwa semua yang ada dalam perencanaan diimplementasikan dengan benar oleh individu yang tepat dalam batas waktu yang telah ditentukan.

Dengan demikian, controlling atau pengendalian dan pengawasan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua proses kerja dalam sebuah organisasi, bisnis, atau perusahaan berjalan sesuai dengan rencana.

Dalam proses controlling, para pimpinan di setiap tingkat anggota tim bertanggung jawab, dan informasi ini akhirnya dilaporkan kepada pimpinan utama dalam organisasi.

Beberapa aspek penting dalam proses controlling meliputi:

• Memastikan bahwa proses kerja mengikuti alur atau kerangka kerja yang telah ditetapkan.
• Membandingkan setiap tahap pekerjaan dengan target atau sasaran yang telah ditetapkan.
• Mengidentifikasi potensi positif (menuju kondisi yang lebih baik) atau negatif (menuju kondisi yang kurang baik atau adanya penyimpangan), dan mengambil tindakan lanjut.
• Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat berdasarkan kondisi dan kebijakan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan.
• Menganalisis berbagai aktivitas yang dilakukan, terutama jika terdapat perbedaan antara target dan realisasi.
• Menyusun rencana berikutnya berdasarkan hasil analisis 

Setelah proses controlling, dalam siklus manajemen POAC, langkah selanjutnya adalah kembali ke perencanaan (planning), baik untuk melanjutkan rencana awal atau merancang rencana perbaikan berdasarkan hasil analisis.

Kesimpulan dari Konsep Manajemen POAC

POAC, sebagai salah satu model manajemen, adalah bentuk pelaksanaan konsep manajemen dalam suatu organisasi, baik itu skala kecil seperti proyek dengan beberapa orang, maupun skala besar seperti perusahaan.

Dalam konteks kecil, POAC dapat digunakan untuk mengelola proyek dengan melibatkan sejumlah kecil orang.

Poin-poin utama dalam model manajemen POAC mencakup:

• Cara mengelola atau memanajemen aktivitas agar berjalan lancar, termasuk membuat rencana yang mencakup tujuan dan sasaran.
• Siapa saja yang perlu terlibat, dengan mempertimbangkan kompetensi mereka.
• Bagaimana setiap anggota tim menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.
• Cara melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap semua aktivitas yang telah direncanakan.

Dengan menerapkan konsep-konsep ini, POAC dapat membantu menciptakan struktur manajemen yang efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi, baik dalam proyek kecil maupun dalam skala perusahaan yang lebih besar.